Pengertian Purchase Order dan Kegunaannya

Apa pengertian dari purchase order ? Istilah akuntansi atau
bisnis dalam bahasa asing seperti purchase order ini tentu membuat anda
bertanya-tanya akan maksudnya karena istilah ini baru muncul setelah
berkembangnya kebutuhan atau permintaan dalam dunia bisnis yang semakin
kompleks.

Pengertian purchase order

Pengertian purchase
orderadalah suatu dokumen resmi yang isinya merupakan rincian dari barang atau jasa
yang ingin dibeli oleh pihak pembeli dari pihak penjual atau pemasok.

Purchase Order ini juga
bisa digunakan sebagai sebuah kontrak ketika pembeli berencana untuk membeli
suatu produk atau jasa di masa yang akan datang.

Selain itu, purchase
order ini akan digunakan sebagai rujukan resmi untuk faktur pajak dan sebagai
rekomendasi ketika ada transaksi lain yang ingin ditambahkan ke dalam
pembukuan.

Isi dari purchase order

Kalau diperhatikan
berdasarkan pengertiannya, purchase order terlihat sama seperti invoice karena
kedua dokumen tersebut sama-sama memberikan keterangan atau data suatu
transaksi.

Namun, kalau anda
perhatikan isi yang ada di purchase order, purchase order berbeda dengan
invoice karena purchase order dibuat oleh pihak pembeli kepada pihak penjual
sebagai rincian yang lebih detail mengenai suatu transaksi yang dilakukan.

Berikut isi atau
data-data yang ada di dalam dokumen purchase order:

• Nama pembeli

• Nama perusahaan

• Alamat pengiriman

• Alamat penagihan

• Tanggal pengiriman barang

• Nomor telepon

• Alamat email

• Nama barang

• Jumlah barang

• Harga barang

• Metode pembayaran yang dipilih

• Metode pengiriman barang yang dipilih

• Nomor pesanan

• Syarat dan ketentuan transaksi

Kegunaan purchase order

1.Sebagai bukti transaksi yang jelas

Pemesanan secara langsung
memang cepat dan mudah dilakukan, tetapi penipuan transaksi secara langsung di
zaman modern sekarang ini bisa terjadi kapan saja dan di waktu yang tidak
pernah terduga.

Nah, purchase order ini
bisa dijadikan sebagai sistem transaksi untuk menghindari adanya kasus penipuan
karena purchase order dilengkapi dengan informasi valid mengenai rincian suatu
pemesanan sehingga hal ini akan membuat seluruh transaksi menjadi aman.

2.Penentuan harga pasti

Di dalam dokumen purchase order, pembeli memiliki kesempatan untuk menentukan harga pasti sehingga pihak penjual tidak bisa seenaknya merubah harga setelah purchase order itu dibuat dan kemungkinan harga yang diajukan oleh pembeli juga akan lebih besar.

Menariknya lagi, dokumen
purchase order juga dapat memberikan diskon atau potongan harga ketika
pemesanan yang dilakukan pembeli sudah termasuk ke dalam jumlah banyak. Hal ini
tentu akan menghemat dana ketika melakukan pembelian melalui sistem borongan.

3.Pengamanan untuk ketersediaan barang

Purchase order merupakan
sistem yang bisa mengamankan jaminan ketersediaan batang yang sudah dibeli. Hal
ini bisa terjadi karena setelah mendapatkan dokumen purchase order dari
pembeli, pihak pemasok akan mengamankan dan mengirim jumlah barang sesuai
dengan rincian yang ada di purchase order itu.

Tentu saja, hal ini
membuat purchase order sebagai dokumen yang wajib ada ketika melakukan pemesanan
terhadap barang-barang yang bersifat fast moving.

4.Penilaian supplier barang

Ketika pesanan barang
sudah diterima, pembeli bisa menggunakan purchase order sebagai alat untuk memberikan
penilaian terhadap supplier barang.

Pembeli bisa menentukan
kualitas pelayanan yang diberikan oleh pihak penjual berdasarkan ketepatan barang
yang diterima dengan rincian yang ada di purchase order.

Selain itu, kualitas juga
bisa diukur berdasarkan ketepatan waktu pengiriman karena purchase order
memuat batas waktu pengiriman barang sehingga jika pemasoknya memberikan
kualitas pelayanan baik, pemasok itu bisa dijadikan sebagai mitra jangka
panjang.

Untuk memudahkan anda dalam membuat purchase order anda bisa menggunakan Software ERP seperti Keysoft ERP. Dengan harga terjangkau mulailah otomatisasi dalam bisnis mu. Cocok untuk usaha kecil. Info lebih lanjut silahkan klik disini.

Baca juga:

Software ERP Terbaik

Perbedaan Full Costing dan Variable Costing

Konsinyasi dan cara mejalankannya