Apa pengertian dari purchase order ? Istilah akuntansi atau bisnis dalam bahasa asing seperti purchase order ini tentu membuat anda bertanya-tanya akan maksudnya karena istilah ini baru muncul setelah berkembangnya kebutuhan atau permintaan dalam dunia bisnis yang semakin kompleks.
Pengertian purchase order
Pengertian purchase order adalah suatu dokumen resmi yang isinya merupakan rincian dari barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pihak pembeli dari pihak penjual atau pemasok.
Purchase Order ini juga bisa digunakan sebagai sebuah kontrak ketika pembeli berencana untuk membeli suatu produk atau jasa di masa yang akan datang.
Selain itu, purchase order ini akan digunakan sebagai rujukan resmi untuk faktur pajak dan sebagai rekomendasi ketika ada transaksi lain yang ingin ditambahkan ke dalam pembukuan.
Isi dari purchase order
Kalau diperhatikan berdasarkan pengertiannya, purchase order terlihat sama seperti invoice karena kedua dokumen tersebut sama-sama memberikan keterangan atau data suatu transaksi.
Namun, kalau anda perhatikan isi yang ada di purchase order, purchase order berbeda dengan invoice karena purchase order dibuat oleh pihak pembeli kepada pihak penjual sebagai rincian yang lebih detail mengenai suatu transaksi yang dilakukan.
Berikut isi atau data-data yang ada di dalam dokumen purchase order:
- Nama pembeli
- Nama perusahaan
- Alamat pengiriman
- Alamat penagihan
- Tanggal pengiriman barang
- Nomor telepon
- Alamat email
- Nama barang
- Jumlah barang
- Harga barang
- Metode pembayaran yang dipilih
- Metode pengiriman barang yang dipilih
- Nomor pesanan
- Syarat dan ketentuan transaksi
Kegunaan purchase order
- Sebagai bukti transaksi yang jelas
Pemesanan secara langsung memang cepat dan mudah dilakukan, tetapi penipuan transaksi secara langsung di zaman modern sekarang ini bisa terjadi kapan saja dan di waktu yang tidak pernah terduga.
Nah, purchase order ini bisa dijadikan sebagai sistem transaksi untuk menghindari adanya kasus penipuan karena purchase order dilengkapi dengan informasi valid mengenai rincian suatu pemesanan sehingga hal ini akan membuat seluruh transaksi menjadi aman.
2. Penentuan harga pasti
Di dalam dokumen purchase order, pembeli memiliki kesempatan untuk menentukan harga pasti sehingga pihak penjual tidak bisa seenaknya merubah harga setelah purchase order itu dibuat dan kemungkinan harga yang diajukan oleh pembeli juga akan lebih besar.
Menariknya lagi, dokumen purchase order juga dapat memberikan diskon atau potongan harga ketika pemesanan yang dilakukan pembeli sudah termasuk ke dalam jumlah banyak. Hal ini tentu akan menghemat dana ketika melakukan pembelian melalui sistem borongan.
3. Pengamanan untuk ketersediaan barang
Purchase order merupakan sistem yang bisa mengamankan jaminan ketersediaan batang yang sudah dibeli. Hal ini bisa terjadi karena setelah mendapatkan dokumen purchase order dari pembeli, pihak pemasok akan mengamankan dan mengirim jumlah barang sesuai dengan rincian yang ada di purchase order itu.
Tentu saja, hal ini membuat purchase order sebagai dokumen yang wajib ada ketika melakukan pemesanan terhadap barang-barang yang bersifat fast moving.
4. Penilaian supplier barang
Ketika pesanan barang sudah diterima, pembeli bisa menggunakan purchase order sebagai alat untuk memberikan penilaian terhadap supplier barang.
Pembeli bisa menentukan kualitas pelayanan yang diberikan oleh pihak penjual berdasarkan ketepatan barang yang diterima dengan rincian yang ada di purchase order.
Selain itu, kualitas juga bisa diukur berdasarkan ketepatan waktu pengiriman karena purchase order memuat batas waktu pengiriman barang sehingga jika pemasoknya memberikan kualitas pelayanan baik, pemasok itu bisa dijadikan sebagai mitra jangka panjang.
Untuk memudahkan anda dalam membuat purchase order anda bisa menggunakan Software ERP seperti Keysoft ERP. Dengan harga terjangkau mulailah otomatisasi dalam bisnis mu. Cocok untuk usaha kecil. Info lebih lanjut silahkan klik disini.
Baca juga :
