Pengertian dan cara membuat nota pembayaran – Nota pembayaran memiliki peranan penting di dalam transaksi jual beli. Nota pembayaran juga berfungsi sebagai bukti valid akan terjadinya sebuah transaksi yang dilakukan oleh dua perusahaan. Oleh karena itu, menyimpan dan mendata nota pembayaran merupakan satu hal penting dan wajib dilakukan oleh setiap perusahaan. Pembuatan laporan keuangan membutuhkan nota dan bukti transaksi
Pengertian Nota Pembayaran
Nota pembayaran merupakan sebuah bukti dari transaksi pembayaran yang terjadi di antara dua orang. Biasanya transaksi terjalin antara orang atau perusahaan yang menciptakan transaksi jual beli. Sebagai contoh, bapak Agus membayar dua puluh ribu rupiah kepada toko Maju Jaya dalam transaksi ember plastic. Setelah itu, toko Maju Jaya akan memberikan kwitansi kepada bapak Agus sebagai bukti transaksi bahwa bapak Agus telah membayar dua puluh ribu rupiah.
Selain digunakan sebagai bukti transaksi, nota pembayaran juga berfungsi sebagai faktor pendukung dalam pembuatan laporan keuangan. Nota akan menjadi bukti yang kuat untuk membuktikan terjadinya sebuah transaksi dalam perusahaan. Jika nota pembayaran tidak ada, transaksi tida bisa dianggap valid. Oleh karena itu, nota pembayaran harus disimpan secara baik-baik.
Untuk selengkapnya, berikut penjelasan dari fungsi-fungsi nota pembayaran:
Fungsi-fungsi nota pembayaran
1. Acuan untuk melakukan pengecekan
Nota pembayaran dapat digunakan oleh penjual untuk melakukan pengecekan ulang barang yang dibeli dalam kondisi sebenarnya. Sehingga penjual tahu barang apa saja yang sudah keluar atau ditransaksikan dengan pembeli lewat nota pembayaran tersebut. Akan lebih baik jika setiap nota pembayaran yang diterima harus disimpan karena nantinya akan masuk ke dalam rincian laporan keuangan.
2. Bukti transaksi yang sah
Nota pembayaran juga dapat berfungsi sebagai bukti pembelian atau bukti transaksi yang sah. Oleh karena itu, nota pembayaran juga dapat menjadi sarana untuk membuktikan bahwa pembeli sudah membayar barang yang dibeli. Apabila ada salah satu pihak yang berlaku curang, nota pembayaran dapat menjadi bukti penyelesaian masalah tersebut. Itulah kenapa setiap nota pembayaran selalu didukung dengan cap stemple toko serta tanda tangan sekaligus. Tujuannya ialah agar tidak terjadi kecurangan di antara dua belah pihak yang telah melakukan transaksi.
3. Sarana informasi transaksi yang lengkap
Ada berbagai macam informasi transaksi yang lengkap di dalam nota pembayaran, di antaranya ialah; nama barang, jumlah pesanan, harga, kode barang, dan masih banyak lagi. Itu semua bisa dilihat di dalam nota pembayaran. Hal tersebut dapat memudahkan complain atau permintaan retur barang bila produk yang dibeli tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pembeli.
4. Membantu dalam proses pembukuan keuangan
Dengan adanya nota pembayaran, proses pembukuan menjadi cepat dan mudah. Hal ini dikarenakan nota pembayaran dapat membantu proses membuat pembukuan keuangan dengan lengkap dan akurat.
5. Membantu proses pengecekan barang yang masuk dan keluar
Keterangan di dalam nota pembayaran sangat membantu dalam proses pengecekan barang masuk dan keluar. Ini tentu akan memudahkan Anda dalam mengetahui barang apa saja yang masuk dan keluar disertai rincian catatan yang diperlukan. Sehingga, jika ada barang yang hilang, maka penjual bisa langsung tahu dimana terjadinya kehilangan tersebut.
6. Sebagai panduan rincian harga dengan jelas
Nota memuat informasi dengan sangat detail dan jelas. Apabila di kemudian hari terdapat kesalahan, Anda bisa dengan mudah melacak kesalahan tersebut. Sehingga permasalahan dapat segera ditemukan solusinya dengan baik.
7. Menjadi pengingat piutan pembeli
Nota pembayaran berperan penting dalam transaksi yang dilakukan secara kredit, yakni sebagai media pengingat bagi penjual pada saat menagih piutang kepada pembeli. Dengan begitu penjual dapat memperoleh pembayaran berdasarkan kesepakatan yang telah disepakati saat piutang dilakukan. Sehingga bai kantar penjual dan pembeli akan merasa sama-sama diuntungkan.
Komponen-komponen yang ada di dalam nota pembayaran
- Identitas perusahaan
- Nama pembeli
- Kode transaksi
- Tanggal transaksi
- Detail transaksi
- Jumlah harga yang dibayar
- Nama dan tanda tangan kasir
- Nama dan tanda tangan penerima
- Stempel perusahaan
- Keterangan lain
Software akuntansi MAI Accounting by Keysoft dapat mempermudah proses bisnis Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai macam fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, aplikasi faktur penjualan, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran. Dapatkan penawaran menarik dengan klik disini.
