Tutorial ini merupakan tahap kedua dalam mempersiapkan Master Inventory. Pastikan bahwa anda telah mempersiapkan Tahap Pertama (Master Komponen Barang / Part Componen) sebelum memulai tahap ini.
Setelah Master Part Component siap, anda sudah bisa membuat Master Master Daftar Barang (List of Inventory) :
- Pada bagian main menu, Klik Menu master >> Inventory >> List Of Inventory
- Anda akan memasuki menu Master Part. Klik new untuk membuat part baru
- Isi PartID sesuai dengan kode atau ID Persediaan yang anda inginkan.
Didalam Menu ini, terdapat beberapa menu tab yang perlu anda ketahui :
A. Part Detail
Tab Menu Part Detail berfungsi sebagai tempat anda mengisi detail data dari persediaan yang ingin anda tambahkan. Didalam Tab Menu Part Detail, terdapat kolom-kolom seperti :
- Category, pilih kategori yang sesuai dengan persediaan yang ingin dibuat.
- Specification, pilih spesifikasi yang sesuai dengan persediaan yang ingin dibuat.
- Variant, pilih variasi yang sesuai dengan persediaan yang ingin dibuat.
- Sequence, isi nomor urut persediaan ( max 4 karakter ).
- Inventory Type, pilih tipe persediaan yang sesuai dengan persediaan yang ingin dibuat.
- Bagian With Serial Number diperuntukkan bila persediaan menggunakan nomor serial.
- Lalu pilih Part Type :
- Pilih Stock : bila part sebagai persediaan.
- Pilih Non Stock/Service : bila part sebagai jasa.
- Pilih Fixed Asset : bila part sebagai aktiva tetap.
- Lalu pilih Standard Cost Freight :
- Pilih By Weight : bila biaya import berdasarkan berat.
- Pilih By Volume : bila biaya import berdasarkan volume.
- Isi Part Name dengan nama persediaan yang ingin dibuat.
- Isi Other ID Jika barang tersebut memiliki nama persediaan yang lain. (Optional)
- pilih Deffered Warehouse untuk memiliki gudang default persediaan tersebut berada.
- Kolom Minimum dan Maximum Stock Buffer diisi dengan stock minimum dan maximum yang harus tersedia di gudang. (Optional)
- Isi Notes, bila ada keterangan tambahan pada persediaan tersebut.
B. Part Unit
Tab Menu Part Unit digunakan untuk menentukan satuan unit yang digunakan oleh persediaan tersebut.
- Level 1 : Unit ID diisi dengan satuan terkecil yang digunakan oleh persediaan tersebut
- Level 2 – Level 5 : Unit ID diisi dengan tingkatan unit satuan selanjutnya lalu dibandingkan dengan rasio terhadap satuan unit terkecil (level 1)
C. Image
Tab Menu Image digunakan untuk mengupload gambar tampilan persediaan ke dalam sistem Key Software. Tab menu ini bersifat optional, sehingga anda dapat tetap melakukan save jika anda tidak mengupload gambar di tab menu ini.
- Klik Browse, untuk mengupload file gambar tampilan persediaan (kami merekomendasikan format gambar yang diupload adalah .jpg)
- Klik Remove, untuk menghapus file gambar tampilan persediaan yang sudah di upload ke dalam Key Software.
D. Sales
Tab Menu Sales Digunakan untuk menentukan status dari persediaan tersebut apabila digunakan untuk transaksi penjualan. Tab menu ini bersifat optional untuk diubah, sehingga anda dapat menggunakan setting default yang telah kami persiapkan.
- Pada Bagian Pricing :
- Pilih Based On Price = untuk harga jual yang berdasarkan nominal harga.
- Pilih Based On Discount Barometer = Harga jual tetap tetapi diskon penjualan yang cenderung berubah.
- Pada Bagian Type Of Guarantee :
- Pilih Part Guarantee = garansi berlaku untuk barang tetapi tidak untuk jasa.
- Pilih Service Guarantee = garansi berlaku untuk jasa tetapi tidak untuk barang.
- Pilih Service And Part Guarantee = garansi berlaku untuk jasa dan barang.
- Pilih Non Guarantee = tidak ada garansi untuk barang maupun jasa.
- Isi Limit Days Of Guarantee dengan batas waktu garansi dalam satuan hari terhitung dari tanggal surat jalan (Delivery order).
E. Purchasing
Tab menu ERP Purchasing ini berfungi untuk menetapkan transaksi pembelian barang tertentu hanya dapat dilakukan oleh supplier yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Tab Menu ini bersifat optional, sehingga anda tetap dapat melakukan save jika tidak mengisi tab ini.
Untuk pengisiannya, anda dapat mengikuti langkah berikut :
- Double Click pada kolom Supplier ID. Lalu tekan tombol “insert” dikeyboard anda
- Pilih supplier yang telah dipilih dan ditetapkan oleh perusahaan.
F. Receive Item Tolerance
Tab menu Receive item Tolerance digunakan untuk menentukan tolerasi kekurangan atau kelebihan yang diterima pada saat anda melakukan pembelian terhadap barang ini. Tab ini bersifat Optional, sehingga anda tetap dapat melakukan save jika anda tidak mengisi tab ini atau menggunakan pengaturan default.
- Tolerance Of Excess Received Item diisi dengan persentase toleransi kelebihan penerimaan barang yang dibandingkan dengan kuantitas pesanan pembelian.
- Tolerance Of Lack Received Item diisi dengan persentase toleransi kekuragan penerimaan barang yang dbandingkan dengan kuantitas pesanan pembelian.
G. Part Substitution
Tab menu Part Substitution digunakan untuk menentukan barang pengganti yang miliki nilai yang serupa jikalau stok barang tersebut sedang kosong/tidak tersedia. Tab menu ini bersifat Optional, sehingga anda tetap dapat melakukan save jika anda tidak mengisi tab menu ini.
- Cara pengisiannya adalah Tab Substitution :
- Klik double pada kolom part ID lalu tekan tombol Insert di keyboard anda.
- Pilih part ID yang digunakan untuk barang pengganti persediaan.
- isi kolom Notes bila ada keterangan tambahan pada fungsi pengganti persediaan tersebut.
H. Quality Control Standard :
Tab Menu Quality Control Standard digunakan untuk menentukan Poin kualifikasi yang digunakan sebagai acuan kelayakan pada saat penerimaan barang. Pada tab ini, anda dapat menentukan lebih dari 1 poin kualifikasi barang sesuai yang telah ditentukan oleh perusahaan.
- Jika Sudah tidak ada yang anda ingin ubah, Klik Save untuk Menyimpan data Barang.
